Évaluer la performance de la base déjà installée
Avant tout, regardez ce que vous avez déjà en place. La solution GED que vous envisagez doit pouvoir fonctionner à bon régime et rester pertinente pour votre secteur d’activité. Si votre système actuel ne suffit plus, il est temps de passer à quelque chose de plus robuste.
Préférez toujours un logiciel GED créé par des éditeurs établis plutôt qu’une solution récente qui n’a pas fait ses preuves. Cherchez une solution capable d’évoluer avec vos besoins et d’absorber les nouvelles pratiques de demain. Un logiciel GED qui devient vite obsolète ne vous servira à rien.
L’idéal reste un logiciel avec une architecture qui tient dans le temps : application mobile, option Cloud, etc. Ça vous garantit une meilleure productivité et une vraie durabilité.
Choisir un système GED flexible
Vous avez peut-être déjà mis en place un système de vidéocodage pour dématérialiser les factures, installé une solution CRM ou ERP. Pas de souci, vous pouvez quand même ajouter une GED à votre infrastructure. L’essentiel est que cette nouvelle solution soit compatible avec ce qui existe déjà.
La GED doit vraiment vous aider à optimiser ce que vous avez et à simplifier le traitement des documents à scanner. Vos comptables devraient pouvoir consulter tous les documents archivés depuis n’importe quel système d’exploitation et vérifier plus facilement l’envoi des factures. En choisissant une solution modulable, vous pourrez la garder même si votre boîte grandit rapidement, que vous passiez de 10 à 50 utilisateurs. Multiplier les installations GED ou changer de solution coûte cher en frais supplémentaires.
Opter pour des solutions GED performantes
Dernière étape : assurez-vous de choisir un vrai bon logiciel GED. Une option Cloud, par exemple, c’est vraiment utile. Économiquement et pratiquement, le Cloud permet de stocker tous vos documents dématérialisés sans prise de tête. Si la version Cloud reprend 95% des fonctionnalités de votre système interne, vous avez un logiciel efficace.
Plus votre GED est performante, mieux elle répondra à vos vrais besoins en gestion documentaire. Investissez dans une solution adaptée à votre métier et suffisamment flexible pour s’associer avec vos systèmes actuels si besoin.
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